タイムマネジメントのコツをほんの少しでも教えてください！

僕がやっているのは完全に自己流なので、一般的なタイムマネジメントと同じかどうかわかりません。基本的なやり方、考え方は以下の通り。

①やるべきことを「タスク」として洗い出して、可視化して、棚卸しする。この時に出来るだけ１つのタスクを小分けするのがコツです。こうすると、常時やるべきタスクをたくさん抱えていることになります。

②「タスク」の優先順位、重み付けと、そのタスクをこなすのにどれぐらいの時間がかかるか、(僕の場合は頭の中で)設定します。もう一つ、そのタスクをやるに必要な要員や場所を考えます。

この時に重要なのは、自分の願望や思い込みを排して、出来るだけ客観的にタスクの所要時間や難易度を設定することです。「このタスクは1時間でやりたい」という考え方ではぜったいパンクします。自分の戦力分析を冷徹冷酷にやって、「現在の自分であれば、3時間が必要」と考えるわけです。これを日頃からやっていると、自分の戦力もちゃんと把握出来るし、その成長もわかります。最初は少し余裕を持たせた方がいいでしょう。

場所と要因で言うと、語学学習なら自分一人でどこでも出来るタスクだけど、タスクによっては場所や他人と共同作業をしないとできないものもあります。女の子と遊ぶのは1人ではできない優先順位が最高のタスクです。だからどっちを先にやるかという判断がサクッと付きます。

僕は①②を頭の中で考えて、管理して処理する習慣が既についていますが、慣れないうちはエクセルかなんかで管理してもいいと思います。

③こうして抱えたたくさんのタスクのうち、優先順位が高いものから順次手を付けていきます。また「時間当たりのパフォーマンスが高い」ものから手を付けるのがコツです。そうすれば1日のやるべき作業の達成率が高くなります。もし予定外に押して予定した全部のタスクが処理出来なくても、積み残されるのは、生産性の低いタスクということになります。こういうタスクには、実はやらなくていいものも出てきます。

④時間管理を徹底する。タスクにかかる時間を考えておいた効果が、ここで出ます。もし空き時間が出来たら、それを休憩時間にするか、短くて済むタスクをそこに押し込むか判断します。

例えば語学学習なんて、ここに押し込むのに最適なタスクです。あれはどっぷりと貴重な時間を割いてやるほどのタスクではありません。現在であれば、投資研究で要監視企業の企業サイトを巡回するのは、美沙梨沙と遊んでいる合間の30分で出来るタスクです。

空いた時間に短い時間で処理出来るタスクをこなせば、生産性を上げるだけでなく、「今日はたくさんのタスクをこなせた」という気分になって、モチベーションを上げてくれます。「自分は仕事や勉強が出来ない人間だ」と思ってやるより、「自分はこれが得意だ」と思ってやる方が、何事もうまく行きます。

ただ僕はタスク処理ではベテランなので、複数のタスクをパラレルで進行させるような複雑なこともやりますが、まずはシングルタスクで始める方がいいでしょう。

⑤出来るだけタスクを他人に振る、優先順位が低いタスクの依頼は断る。これが非常に重要です。仕事ができない人間は、たいてい自分ではこなしきれないたくさんのタスク(仕事)をたくさん抱えて、のたうちまわっているものです。これで「できないヤツ」の烙印が押されます。ですから、①でタスクを洗い出した時、他人に振れるタスクは出来るだけ他人に振ります。一人力より三人力がパワーがあるのは当たり前の話です。

ただ他人もむざむざ巻き込まれたくないですから、「それをすることにどれだけ重みがあって、何をどうする必要があり、なんで自分に振られるのか」を明確に指示してあげる必要があります。これが出来ることが「人を使うのが上手い人間」の一例になります。

一方、他人にタスクを振られそうになったら、何でもかんでもハイハイと引き受けるのではなく、優先順位や生産性が低いタスクはそれを理由にサクッと断ります。重要性が低いタスク(仕事)を抱えないことです。これを引き受けるヤツと思われないことです。

こうして自分は優先順位が高くて生産性も高いタスクを選んで、順次処理して行きます。これで「生産性が高いデキル人間」ということになります。周囲の評価もそうなれば、くだらない仕事を押し付けられなくなるという好循環が生まれます。

⑥以上の作業をやって重要な効果は、まず「困難を分割する」習慣が付くことです。「英語でCEFR C2レベルを取得する」なんていう目標をいきなり立てたら、そりゃ気が遠くなって、やる気も失せますよ。それをどんどん分解して、今日の1時間で出来るタスクに落とし込む、これならまだ出来るでしょう。

この作業を習慣としてやる最大の効果は、「自分が立てた長期目標の本質が何で、そのために何をするべきか」を深く理解できることです。

僕のタイムマネジメント法の基礎が完成したのは大学受験でした。目標設定した「東大合格」とはどういう意味があって、合格にはどれぐらいの優先順位と時間がかかるタスクなのか、それを深く考えて、やるべきタスクを細かく分解して設定しました。

この結果、合格には最低限のことをやれば十分という結論に達しました。合格に必要なことだけをやって、ムダなことはやらない。みんなが漫然と受験勉強らしいことをやっている中で、捻出した時間を、僕は女の子と遊び回って、バンドやサッカーをやって、読書や趣味に充てて、ついでに大学受験と無関係な英会話なんかの勉強に勤しめたんですね。

その代わり、立てた合格スケジュール通り、高校3年5月の第2日曜日に開催される開成の運動会を全力でやって、もう思い残すことがなくなり、その余韻がおさまった5月下旬から、かねてより設定しておいたタスクに着手し始めました。

東大の各科目の試験問題の傾向から採点方法、何点ぐらい取れば合格できるのかまで、その時点では分析済みだったので、それに合わせた細かい日々のタスクを設定し、毎日淡々とこなして行きました。やるべきタスクを最小限やっただけですが、このやり方で秋に開催される駿台の東大模試なんかではA判定が取れるようになっていました。「これなら合格出来るだろう」というメドも立ったわけで、そうなると日々のやる気も増したものです。そして予定通り、合格出来ました。

このようにして確立した僕の自己流タイムマネジメント法ですが、最後に一番重要なことを言っておきます。それはこのタイムマネジメント法に縛られないということです。よくこういうことをやり始めると、完璧にこなすことを目指して、そのこと自体が自己目的化してしまう方がいるんですね。ToDoリストで自分の作業を厳密に管理しようとする人がよく陥る罠です。

こんなことをやると毎日が面白くないし、かえって忙しくなるし、管理管理でくたびれてしまいます。その結果、やめてしまうんです。頭の中では淡々とタスク処理を考えるけれど、予定通りに行かなかったら、「今日はしゃーねぇ」と笑って自分を許して、「また明日があるさ」と開き直れば十分なんです。タイムマネジメントなんてベストエフォートで良いんですよ。それがこの考え方を自分に習慣化させて、根付かせる極意だと思います。